OBBLIGO DI CONSERVAZIONE DEI MESSAGGI PEC PER LE IMPRESE

L’art. 2214 c.c. prevede che l’imprenditore (ad eccezione del cd. “piccolo imprenditore”) che esercita un’attività commerciale deve tenere il libro giornale e il libro degli inventari.

Deve altresì tenere le altre scritture contabili che siano richieste dalla natura e dalle dimensioni dell’impresa e conservare ordinatamente per ciascun affare gli originali delle lettere, dei telegrammi e delle fatture ricevute, nonché le copie delle lettere, dei telegrammi e della fatture spedite.
L’art. 2220 del c.c. impone invece la conservazione per dieci anni delle fatture, delle lettere e dei telegrammi ricevuti, nonché delle copie dei medesimi documenti lettere e dei telegrammi spediti.

È del tutto evidente che lettere e telegrammi sono assimilabili alle email, sia “ordinarie” che PEC e, pertanto, nel caso in cui abbiano rilevanza giuridica e commerciale devono essere conservate per dieci anni (anche ai fini fiscali, come previsto dall’art. 22 del D.P.R. 600/73).

L’obbligatorietà della conservazione di tali documenti elettronici è quindi chiaramente prevista dalla legge e deve essere effettuata con le seguenti modalità (link a se e come conservare).

COME CONSERVARE I MESSAGGI PEC A NORMA DI LEGGE

Approfondendo ulteriormente il discorso in ordine alla necessità/obbligo di conservazione e relative modalità, si devono qui richiamare il Regolamento (UE) n. 910/2014 del 23 luglio 2014 e l’art. 44, comma 1, del CAD.

Il predetto Regolamento UE stabilisce che è documento elettronico qualsiasi contenuto conservato in forma elettronica. Quindi, il documento elettronico (o informatico che dir si voglia) è tale solamente se è adeguatamente conservato in forma elettronica!

Orbene, poiché l’art. 1, lettera F) del D.P.R. 68/05 stabilisce che il messaggio di PEC è un documento informatico, va da sé che deve anche i messaggi di PEC devono essere conservate “in forma elettronica”.

Venendo alle modalità di conservazione in forma elettronica, l’art. 44 del D.lgs 82/05 (applicabile anche ai professionisti in virtù del rinvio operato dall’art. 2, comma 3 del medesimo D.lgs), rubricato “Requisiti per la conservazione dei documenti informatici”, prevede che il sistema di conservazione debba assicurare l’identificazione certa del soggetto che ha formato il documento, l’integrità del documento, la leggibilità e l’agevole reperibilità dei documenti e delle informazioni identificative, inclusi i dati di registrazione e di classificazione originari, il tutto nel rispetto delle misure di sicurezza previste dagli articoli da 31 a 36 del D.lgs n. 196/03, e dal disciplinare tecnico pubblicato in allegato B a tale decreto.

Ora, poiché il documento informatico (quindi anche la PEC) è tale solo se adeguatamente conservato e, come previsto dall’art. 44 sopra citato, poiché la conservazione deve assicurare il rispetto di tutta una serie di requisiti, è del tutto evidente che i “normali” metodi di conservazione delle PEC di cui si è detto (salvataggio sul client, sul personal computer e/o attraverso il backup dell’intero sistema) non sono “a norma”.

L’analisi della normativa  porta quindi a concludere che l’unica soluzione praticabile è l’utilizzo di un servizio di conservazione delle PEC (messaggi, ricevute ed allegati) effettuato, ai sensi della normativa sulla conservazione documentale, dai Conservatori accreditati presso AgID, i quali ultimi devono:

• provvedere periodicamente a firmare digitalmente e ad apporre una marca temporale sulle PEC (in entrata e in uscita), in modo tale che i requisiti di autenticità, integrità, immodificabilità e leggibilità del documento informatico, essenziali affinché il contenuto informatico possa essere qualificato come “documento informatico”, siano rispettati. Ai sensi dell’art. 10, comma 1, lettera a) e b) del DM 2 novembre 2005, tutti gli eventi registrati nell’intervallo temporale stabilito dal gestore di PEC (non superiore alle ventiquattro ore), alla scadenza di tale intervallo temporale, devono essere inviati in conservazione. senza soluzione di continuità;
• rispettare la normativa sulla privacy;
• garantire il pronto reperimento dei documenti da parte del professionista ed a farsi carico di eventuali (seppur remote) responsabilità connesse alla perdita di dei documenti.

Il quadro normativo di riferimento per Posta Elettronica Certificata è fondamentalmente il seguente:

• P.R. n. 68/05: Regolamento recante disposizioni per l’utilizzo della posta elettronica certificata;

• Lgs. n. 82/05:Codice dell’amministrazione digitale;

• DM del 2 novembre 2005: Regole tecniche per la formazione, la trasmissione e la validazione, anche temporale, della posta elettronica certificata;

• Regole Tecniche PEC (Allegato al DM 2 novembre 2005);

• DPCM del 6 maggio 2009: Disposizioni in materia di rilascio e uso della casella di posta elettronica certificata assegnata ai cittadini;

• Circolare n. 56 del 21 maggio 2009: Modalità per la presentazione della domanda di iscrizione nell’elenco pubblico dei gestori PEC;

• Circolare n. 51 del 7 dicembre 2006: Espletamento della vigilanza e del controllo sulle attività esercitate dai Gestori di PEC;

• Note integrative alle Regole Tecniche;

• Note integrative alle regole tecniche 13.0;

• L. n. 179/12 (conv. con L. n. 221/12), artt. 16 – 18: Giustizia digitale;

• Decreto Ministero Giustizia n. 48/2013: Regole tecniche informatiche per il processo civile e il processo penale (Avvocati);

• DPCM del 3 dicembre 2013: Regole tecniche in materia di conservazione dei documenti digitali;

• Regolamento (UE) n. 910/2014 del 23 luglio 2014 (abroga la direttiva 1999/93/CE);